Bijeenroeping van de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van 26 april 2024
De aandeelhouders worden uitgenodigd om deel te nemen aan de gewone vergadering die zal gehouden worden op 26 april 2024, om 11 uur op de maatschappelijke zetel te 1070 Brussel (Anderlecht), Researchdreef 60.
De raad van bestuur heeft besloten dit jaar geen algemene vergadering op afstand te organiseren overeenkomstig artikel 7:137, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Agenda van de gewone algemene vergadering van 26 april 2024
1. Jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
Toelichting: dit verslag omvat alle elementen bedoeld in artikel 3:6 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
2. Remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
Voorstel tot besluit: het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goedkeuren.
3. Verslag van de commissaris over de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
Toelichting: dit verslag wordt opgesteld met toepassing van de artikelen 3:74 en 3:75 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
4. Jaarrekening afgesloten op 31 december 2023 – Toekenning van het resultaat
Voorstel tot besluit: de jaarrekening afgesloten op 31 december 2023 goedkeuren, met inbegrip van de voorgestelde uitkering van een bruto dividend van € 0,97 per aandeel
5. Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
Voorstel tot besluit: kwijting verlenen aan ieder van de bestuurders voor de uitoefening van hun respectievelijk mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
6. Kwijting aan de commissaris voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
Voorstel tot besluit: kwijting verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
7. Raad van bestuur - Verlenging van bestuurdersmandaat - Ontslag - Benoeming
a) Voorstel tot besluit: nota nemen van het ontslag als bestuurder van AVO Management BV, vertegenwoordigd door mevrouw Annick Van Overstraeten, met inwerkingtreding op datum van de gewone algemene vergadering van 26 april 2024.
b) Voorstel tot besluit: goedkeuren van de benoeming als bestuurder van mevrouw Sandrine Flory voor een periode van vier jaar die eindigt op de gewone algemene vergadering van 2028.
c) Voorstel tot besluit: bevestigen dat mevrouw Sandrine Flory benoemd is als onafhankelijk bestuurder, aangezien mevrouw Flory beantwoordt aan de voorwaarden van onafhankelijkheid van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en de Corporate Governance Code 2020.
d) Voorstel tot besluit: nota nemen van het ontslag als bestuurder van Biofina SRL, vertegenwoordigd door mevrouw Fiona du Monceau, met inwerkingtreding op datum van 16 maart 2024.
e) Voorstel tot besluit: goedkeuren van de benoeming als bestuurder van Bergendal & Co BV, vertegenwoordigd door de heer Tanguy du Monceau, voor een periode van vier jaar die eindigt op de gewone algemene vergadering van 2028.
f) Voorstel tot besluit: nota nemen van het ontslag als bestuurder van EJ Management BV, vertegenwoordigd door de heer Edouard Janssen, met inwerkingtreding op datum van de gewone algemene vergadering van 26 april 2024.
8. Benoeming van de commissaris
Voorstel tot besluit: op voorstel van de raad van bestuur, die de bevoegdheden van een auditcomité uitoefent, de benoeming van BDO BEDRIJFSREVISOREN-BDO REVISEURS D'ENTREPRISES CVBA (ondernemingsnummer 0431.088.289), met maatschappelijke zetel te Da Vincilaan 9, 1930 Zaventem, vertegenwoordigd door de heer Sébastien Jaspar, bedrijfsrevisor, goedkeuren voor een periode van drie jaar die eindigt op de gewone algemene vergadering van 2027, en de jaarlijkse bezoldiging voor de uitoefening van dit mandaat vastleggen op € 14.625 (excl. btw). Dit bedrag kan vanaf boekjaar 2025 jaarlijks worden herzien om rekening te houden met de evolutie van de consumptieprijsindex.
Formaliteiten om toegelaten te worden tot de algemene vergaderingen
Het recht om deel te nemen aan of vertegenwoordigd te zijn op de algemene vergaderingen en om er het stemrecht uit te oefenen, kan slechts verleend worden op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de veertiende dag voor de algemene vergadering om vierentwintig uur (Belgische tijd) (hetzij vrijdag 12 april 2024, de “Registratiedatum”), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op rekening bij een erkende rekeninghouder of bij een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergaderingen.
De aandeelhouder moet bovendien melden dat hij/zij wil deelnemen aan de algemene vergadering. De houders van aandelen op naam sturen daartoe de bij de oproepingsbrief gevoegde kennisgevingsformulier ondertekend naar de Vennootschap. De houders van gedematerialiseerde aandelen sturen het attest naar de Vennootschap dat is opgesteld door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling en waaruit blijkt met hoeveel aandelen, die op de Registratiedatum op hun naam op rekening ingeschreven zijn, zij hebben aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. Het kennisgevingsformulier of attest moet uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij zaterdag 20 april 2024) bij de Vennootschap toekomen via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.
Stemmen bij volmacht
De aandeelhouders kunnen, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 7:142 tot 7:145 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zich laten vertegenwoordigen door een mandataris.
De volmachten moeten schriftelijk worden opgesteld op basis van de door de raad van bestuur opgemaakte formulieren, en moeten ondertekend worden door de aandeelhouder. De houders van aandelen op naam vinden het formulier bij hun oproeping. Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen is het formulier beschikbaar op de website van de Vennootschap www.financiere-tubize.be. Het formulier moeten bij de Vennootschap toekomen, uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij zaterdag 20 april 2024), via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.
Inschrijving van bijkomende onderwerpen op de agenda en indienen van nieuwe voorstellen tot besluit
Eén of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen onderwerpen op de agenda van de vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.
De verzoeken worden schriftelijk geformuleerd en gaan, naar gelang van het geval, vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en bijbehorende voorstellen tot besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Er wordt een postadres of e-mailadres in vermeld waarnaar de Vennootschap een bericht van ontvangst van deze verzoeken kan sturen. De Vennootschap moet deze verzoeken uiterlijk op de tweeëntwintigste dag voor de datum van de algemene vergadering ontvangen (hetzij donderdag 4 april 2024), via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.
Aandeelhouders die van dit recht wensen gebruik te maken, moeten samen met hun verzoek het bewijs leveren dat zij in het bezit zijn van ten minste 3% van het maatschappelijk kapitaal, hetzij op grond van een certificaat waaruit de inschrijving blijkt van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij aan de hand van een door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven. Zij moeten tevens overgaan tot de boekhoudkundige registratie van tenminste 3% van het maatschappelijk kapitaal.
In het geval dat aandeelhouders gebruik maken van dit recht, zal de Vennootschap uiterlijk op de vijftiende dag voor de datum van de algemene vergadering (hetzij donderdag 11 april 2024), volgens dezelfde modaliteiten als de oorspronkelijke agenda, een agenda bekend maken die aangevuld is met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, en/of louter met de voorstellen tot besluit. Tegelijkertijd stelt de Vennootschap, op haar website, de gewijzigde formulieren voor het stemmen bij volmacht ter beschikking van haar aandeelhouders.
Recht om vragen te stellen aan de bestuurders en de commissaris
Zodra de oproeping gepubliceerd is, kunnen de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten om toegelaten te worden tot de vergadering, schriftelijk vragen stellen over de verslagen van de bestuurders en van de commissaris en over de agendapunten, waarop tijdens de algemene vergadering zal geantwoord worden door, al naargelang het geval, de bestuurders of de commissaris, althans voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van die aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de Vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de Vennootschap, haar bestuurders of de commissaris zich hebben verbonden. Die vragen kunnen worden verstuurd naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap of via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be en moeten toekomen bij de Vennootschap uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij zaterdag 20 april 2024).
Informatie op de website
Op de website van de Vennootschap www.financiere-tubize.be, kan volgende informatie geraadpleegd worden:
- De huidige bijeenroeping
- Het volmachtformulier
- Het totale aantal aandelen en stemrechten op datum van de bijeenroeping
- Aan de gewone algemene vergadering voor te leggen stukken:
- Jaarrekening
- Jaarverslag van de raad van bestuur
- Remuneratieverslag
- Verslag van de commissaris over de jaarrekening
- Jaarlijks financieel verslag
- Profiel van de voorgestelde nieuwe bestuurder.
De houders van aandelen op naam ontvangen een kopie van deze documenten als bijlage bij hun oproepingsbrief. De overige aandeelhouders kunnen gratis een kopie van deze documenten verkrijgen door deze aan te vragen via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.
Op de dag van de algemene vergaderingen zullen de houders van effecten alsook de volmachthouders gevraagd worden zich te identificeren; de vertegenwoordigers van vennootschappen zullen bovendien hun machtiging moeten aantonen. Om deze reden en met het oog op het vlot verloop van de vergadering, worden de deelnemers verzocht zich vanaf 10u00 aan te melden.
De raad van bestuur
