Nederlands Talen Instituut (NTI) kiest voor e-HRM- en payrollsysteem van UNIT4
Automatisering moet leiden tot efficiencyvoordeel en medewerkerstevredenheid
Het Nederlands Talen Instituut (NTI) gaat software van UNIT4 inzetten ter ondersteuning van de personeels- en salarisadministratie. Medewerkers en leidinggevenden kunnen straks via het e-HRM-systeem zelf informatie opvragen en doorgeven. Hierdoor neemt de administratieve druk af en kunnen de mensen op de hr-afdeling zich meer bezighouden met strategisch advies.
Het NTI is al 65 jaar lang actief in het afstandsonderwijs. De educatieve organisatie biedt ruim 850 opleidingen en cursussen aan, van korte cursus tot volledige masteropleiding. Cursisten kunnen in hun eigen tempo studeren, desgewenst met persoonlijke begeleiding. Het NTI heeft 150 medewerkers in dienst.
Aanleiding voor de aanschaf van nieuwe software voor de personeels- en salarisadministratie was de wetswijziging voor verlofregistratie. Verlofdagen kunnen vanaf 2013 verjaren en daarom moet de werkgever zijn administratie aanpassen. Het verlofregistratiesysteem, dat NTI zelf heeft gemaakt, kon hierin niet voorzien. In de zoektocht naar een nieuw systeem ontdekte de educatieve instelling dat de verlofregistratie vaak deel uitmaakt van een geïntegreerde oplossing voor de personeels- en salarisadministratie. Het NTI werkt nu nog met losse systemen voor de personeels- en salarisadministratie en de verlofaanvraagadministratie. Ook wordt veel gebruik gemaakt van spreadsheets. Daardoor gaan veel handelingen nog handmatig, waardoor hr-medewerkers hun tijd vooral besteden aan administratie.
Het NTI heeft zes leveranciers en systemen bekeken en heeft uiteindelijk gekozen voor UNIT4. "De belangrijkste reden voor de keuze voor UNIT4 was dat het systeem volledig aansloot bij onze wensenlijst", beargumenteert Ellen Koster, manager HR bij NTI, de keuze. "De structuur van de programmatuur en de workflows zien er goed uit. Datzelfde geldt voor de aanpak van UNIT4. Dit bedrijf presenteert zich echt als partner en niet enkel als softwareleverancier."
De implementatie start op 1 augustus 2012 en het NTI wil per 1 januari 2013 het systeem in gebruik nemen. Medewerkers kunnen dan zelf hun loonstroken inzien, basisgegevens wijzigen en verlof aanvragen. Leidinggevenden krijgen hiervan een seintje en kunnen deze mutatie accepteren of afwijzen. Daarna komt de melding in het backofficesysteem waarna de hr-medewerker de mutatie definitief maakt. Medewerkers met een smartphone hebben de mogelijkheid om een app te downloaden waarmee ze verlofaanvragen kunnen indienen of hun loonstrook inzien.
"Behalve efficiencyvoordeel en foutreductie als gevolg van eenmalige invoer, willen we ook de medewerkerstevredenheid verhogen met de ingebruikname van het nieuwe e-HRM systeem", vervolgt Ellen Koster. "De medewerkers op de hr-afdeling kunnen straks meer beleidsmatig bezig zijn. Nu zijn ze nog het gros van de tijd kwijt aan administratie. Dit verandert als gegevens door medewerkers, dus de bron, zelf worden ingevoerd."